Fivanto

Cum trimiți o factură în SPV ANAF, pas cu pas

How to send an invoice to ANAF's SPV, step by step

Transmiterea are șase pași, iar al patrulea îi păcălește pe cei mai mulți: încărcarea nu îți răspunde „acceptat” sau „respins”. Îți dă un număr de încărcare, iar verdictul vine separat, câteva secunde sau câteva minute mai târziu.

Dacă vezi „în prelucrare”, nu s-a stricat nimic. Doar nu s-a terminat validarea.

There are six steps, and the fourth trips up most people: the upload does not answer "accepted" or "rejected". It gives you an upload index, and the verdict arrives separately, seconds or minutes later.

If you see "in progress", nothing broke. Validation simply has not finished.

Cei șase pași

The six steps

  1. Certificatul digital, înregistrat pe firmă

    Ai nevoie de un certificat digital calificat, înregistrat în Spațiul Privat Virtual pe CIF-ul firmei. Fără el nu poți transmite nimic — nici din portalul ANAF, nici dintr-un program de facturare.

    Certificatul e al unei persoane, împuternicită pentru firmă. Dacă persoana pleacă din firmă sau certificatul expiră, transmiterile se opresc: e cea mai banală cauză de „nu mai merge de ieri”.

    A digital certificate, registered for the company

    You need a qualified digital certificate registered in the Virtual Private Space for the company's tax ID. Without it nothing can be transmitted.

    The certificate belongs to a person, authorised for the company. If that person leaves or the certificate expires, transmissions stop.

  2. Factura devine XML, nu PDF

    Factura electronică e un fișier XML în format UBL, după specificația românească CIUS-RO. Un PDF, oricât de frumos, nu e o factură electronică — e o imagine a ei.

    Aici se pierd cele mai multe facturi, înainte să plece: XML-ul cere date pe care un PDF nu le cere — adresa completă a ambelor părți, sectorul dacă e București, CUI valid, totaluri care se verifică aritmetic.

    The invoice becomes XML, not PDF

    An electronic invoice is an XML file in UBL format, following the Romanian CIUS-RO specification. A PDF is a picture of an invoice, not the invoice.

  3. Încărcarea — și numărul pe care îl primești

    Fișierul se încarcă pe CIF-ul emitentului. Răspunsul nu e verdictul, ci un index de încărcare: numărul sub care ANAF a primit fișierul.

    Dacă încărcarea însăși eșuează, primești o eroare pe loc — altceva decât o respingere la validare. Una înseamnă „n-am primit fișierul”, cealaltă „l-am primit și nu e bun”.

    The upload — and the number you get back

    The answer is not the verdict but an upload index: the number under which ANAF received the file.

  4. Întrebi starea, cu indexul de încărcare

    Cu numărul primit întrebi care e starea. Sunt trei răspunsuri posibile, nu două — iar al treilea e cel care sperie degeaba:

    okValidarea a trecut. Primești și un identificator de descărcare, pentru recipisă. nokRespinsă. Primești tot un identificator de descărcare — fișierul cu motivele. în prelucrareÎncă se validează. E răspunsul normal în primele secunde. Se întreabă din nou, nu se retrimite factura.

    Ask for the status, using the upload index

    There are three possible answers, not two:

    okValidation passed. You also get a download id for the receipt. nokRejected. You also get a download id — the file with the reasons. in progressStill validating. Ask again; do not re-send.

  5. Descarci ce ți-a rămas: recipisa sau motivele

    Identificatorul de descărcare îți aduce un fișier. La ok e recipisa — dovada. La nok e lista motivelor, pe care o poți descifra cu ghidul de respingeri.

    Amândouă merită păstrate. Chiar și respingerea: ea arată că ai încercat și când.

    Download what is left: the receipt or the reasons

    At ok it is the receipt — the proof. At nok it is the list of reasons, which you can decode with our rejection guide.

  6. Recipisa e dovada, nu e-mailul către client

    Factura e considerată transmisă când a trecut validarea și ai recipisa. Faptul că i-ai trimis clientului PDF-ul pe email nu înlocuiește asta, oricât de mulțumit ar fi clientul.

    The receipt is the proof, not the email to the client

    The invoice counts as transmitted when validation passed and you have the receipt.

Greșeala cea mai scumpă: să retrimiți factura fiindcă n-ai primit un răspuns imediat. Fiecare încărcare e o transmitere nouă, cu index nou — așa ajung în SPV două sau trei copii ale aceleiași facturi, iar curățenia de după e mai grea decât așteptarea de dinainte. Întreabă starea cu indexul pe care îl ai deja. The most expensive mistake: re-sending because no answer came immediately. Every upload is a new transmission with a new index, so two or three copies of the same invoice end up in SPV. Ask for the status with the index you already have.

Ce se poate automatiza și ce nu

Pașii 2–5 îi poate face un program în locul tău: conversia în XML, încărcarea, întrebatul stării, descărcarea recipisei. Ce rămâne al tău e certificatul — autorizarea se face o dată, cu certificatul tău, pe site-ul ANAF, iar de acolo programul lucrează cu permisiunea pe care i-ai dat-o.

Ce nu se automatizează e corectitudinea datelor. Dacă adresa clientului e incompletă sau CUI-ul greșit, niciun program nu poate ghici ce voiai să scrii — poate doar să te oprească înainte de trimitere, ceea ce e destul de mult.

Înainte de a trimite: verifică ce poți verifica

Cele mai multe respingeri vin din datele părților, nu din sumele facturii. Poți verifica gratuit, înainte, cu unealta de CUI: îți spune denumirea exactă, adresa, dacă firma e activă și dacă e plătitoare de TVA — adică dacă are nevoie de prefixul RO.

Dacă vreuna dintre părți e din București, verifică de două ori sectorul. E cea mai frecventă cauză de respingere și cea mai enervantă, fiindcă adresa e corectă în limba română.

De unde știm pașii ăștia

Din implementarea noastră: aplicația chiar trimite facturi în SPV, iar cei trei pași tehnici — încărcarea, întrebatul stării și descărcarea — sunt exact apelurile pe care le face. Stările ok, nok și „în prelucrare” sunt cele trei valori pe care le tratăm, fiindcă sunt cele trei pe care le întoarce ANAF.

What can be automated and what cannot

Steps 2–5 can be done by software: conversion to XML, upload, status polling, receipt download. What stays yours is the certificate — you authorise once, with your certificate, on the ANAF site.

What cannot be automated is the correctness of the data.

Before sending: check what you can

Most rejections come from the parties' details, not the amounts. You can check them for free with our tax ID tool.

How we know these steps

From our own implementation: the application really does send invoices to SPV, and the three technical steps are exactly the calls it makes.

Vrei ca pașii 2–5 să se facă singuri?Want steps 2–5 to happen on their own?

În Fivanto, autorizezi SPV-ul o dată și de atunci factura pleacă la emitere, iar starea și recipisa se aduc singure. Cele mai multe cauze de respingere sunt prinse înainte de trimitere. Primele 5 facturi pe lună sunt gratuite, fără card. In Fivanto you authorise SPV once; from then on the invoice goes out on issue, and the status and receipt are fetched for you. The first 5 invoices a month are free, no card.

Încearcă gratuitTry it free