Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 8 august 2026
Operator de date: AYNSOFT SOLUTION S.R.L., CUI 49432117, Nr. Reg. Com. J12/308/2024, sediul în Cluj-Napoca, județul Cluj, Str. Teleorman nr. 15, bl. S13, sc. 1, et. 3, ap. 16, cod poștal 400573. Contact: andrei.bogdan@aynsoftsolution.ro.
„Fivanto" este platforma SaaS de management al firmei operată de AYNSOFT SOLUTION S.R.L. („noi").
1. Ce date prelucrăm
În funcție de modul în care folosești Fivanto, prelucrăm:
- Date de cont și de contact: nume, prenume, adresă de email, funcție, preferințe de interfață (limbă, temă).
- Date despre organizație și companii: denumire, CUI/CIF, nr. registrul comerțului, adresă, IBAN, cod CAEN, date de facturare.
- Date despre angajați (modul Salarizare/HR): nume, CNP, salariu, cod COR, date de contract, pontaj, prezență — prelucrate în numele tău (vezi secțiunea „Împuternicit").
- Date operaționale: proiecte, clienți, facturi, documente încărcate, deconturi (bonuri), semnături electronice, notificări.
- Date tehnice: adresă IP, jurnale de audit (autentificări, acțiuni), tip dispozitiv/browser, date de utilizare.
2. Scopuri și temeiuri legale (art. 6 GDPR)
| Scop | Temei legal |
|---|---|
| Furnizarea serviciului (cont, module, facturare, salarizare) | Executarea contractului (art. 6(1)(b)) |
| Securitate, prevenirea abuzului, jurnale de audit | Interes legitim (art. 6(1)(f)) |
| Obligații fiscale/contabile (e-Factura, D112, REGES) | Obligație legală (art. 6(1)(c)) |
| Comunicări de serviciu (confirmare email, alerte) | Executarea contractului / interes legitim |
| Comunicări de marketing (dacă e cazul) | Consimțământ (art. 6(1)(a)), revocabil oricând |
| Măsurarea folosirii platformei (ce ecrane se folosesc, cât durează o vizită) | Consimțământ (art. 6(1)(a)), revocabil oricând din pagina de cont |
3. Împuternicit vs. operator
Pentru datele pe care le încarci despre angajații, clienții și partenerii tăi (ex. CNP-uri, salarii, facturi), organizația ta este operatorul, iar AYNSOFT SOLUTION S.R.L. acționează ca persoană împuternicită, prelucrând aceste date exclusiv conform instrucțiunilor tale, în baza Termenilor de utilizare (care includ clauze de prelucrare a datelor). Pentru datele contului tău de administrator, noi suntem operator.
4. Cui divulgăm datele (împuterniciți / subîmputerniciți)
Folosim furnizori terți strict necesari funcționării, sub acorduri de prelucrare:
- ANAF / SPV — e-Factura, e-Transport, REGES (obligații legale).
- SmartBill, Oblio — emiterea facturilor prin API (dacă activezi integrarea).
- Microsoft Azure (Document Intelligence) — OCR pentru facturi/bonuri (dacă activezi funcția).
- Furnizor de email (SMTP) — trimiterea notificărilor și confirmărilor.
- Furnizor de găzduire — infrastructura pe care rulează platforma (UE/SEE).
- NETOPIA Payments — procesarea plăților cu cardul (dacă alegi să plătești online). Datele cardului se introduc direct pe pagina securizată NETOPIA și nu ajung niciodată la noi; noi primim doar confirmarea plății. NETOPIA e procesator autorizat din România, deci datele plății sunt prelucrate în Uniunea Europeană — fără transfer în afara SEE.
Măsurarea folosirii platformei nu are destinatari: e găzduită pe infrastructura noastră, nu folosim Google Analytics sau alt serviciu extern, iar datele nu părăsesc Uniunea Europeană. Detalii complete în Politica de cookie-uri.
Nu vindem datele personale și nu le divulgăm în scopuri publicitare terțe.
5. Transferuri internaționale
Găzduim datele în UE/SEE. Dacă un furnizor prelucrează date în afara SEE, ne asigurăm că există garanții adecvate (clauze contractuale standard ale Comisiei Europene).
6. Cât păstrăm datele
- Datele contului: pe durata contractului + o perioadă rezonabilă după închiderea contului.
- Documente contabile/fiscale: conform termenelor legale de arhivare (ex. 5–10 ani).
- Jurnale de audit și securitate: perioadă limitată, proporțională cu scopul.
- Perioada de probă neconfirmată: conturile neconfirmate pot fi șterse automat.
7. Drepturile tale (art. 15–22 GDPR)
Ai dreptul la: acces, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat"), restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor, opoziție, și de a nu fi supus unei decizii automate. Îți poți retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Pentru exercitarea drepturilor, scrie-ne la andrei.bogdan@aynsoftsolution.ro. Răspundem în cel mult 30 de zile.
Ai dreptul să depui o plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), dataprotection.ro.
8. Securitate
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice: izolare a datelor între organizații (multi-tenant), parole stocate cu hashing puternic, token-uri de sesiune în cookie-uri HttpOnly, criptare în tranzit (HTTPS), control de acces pe roluri și permisiuni, jurnale de audit, rate-limiting și protecții anti-abuz.
9. Cookie-uri
Folosim cookie-uri strict necesare (sesiune, securitate) și funcționale (temă, limbă). Detalii în Politica de cookie-uri.
10. Modificări
Putem actualiza această politică; versiunea curentă e mereu disponibilă aici, cu data ultimei actualizări.
Privacy Policy
Last updated: 8 August 2026
Data controller: AYNSOFT SOLUTION S.R.L., Tax ID (CUI) 49432117, Trade Register No. J12/308/2024, registered in Cluj-Napoca, Cluj County, 15 Teleorman St., bl. S13, sc. 1, fl. 3, ap. 16, postal code 400573. Contact: andrei.bogdan@aynsoftsolution.ro.
"Fivanto" is the business-management SaaS platform operated by AYNSOFT SOLUTION S.R.L. ("we").
1. Data we process
- Account & contact data: name, email, job title, UI preferences.
- Organization & company data: name, Tax ID, Trade Register number, address, IBAN, CAEN code, billing data.
- Employee data (Payroll/HR module): name, national ID (CNP), salary, occupation code, contract data, timesheets — processed on your behalf.
- Operational data: projects, clients, invoices, uploaded documents, expenses, e-signatures, notifications.
- Technical data: IP address, audit logs, device/browser, usage data.
2. Purposes & legal bases (Art. 6 GDPR)
Service provision (performance of contract); security and abuse prevention (legitimate interest); tax/accounting obligations — e-Invoicing, REGES (legal obligation); service communications; marketing (consent, revocable); platform usage measurement — which screens are used, how long a visit lasts (consent, art. 6(1)(a), revocable at any time from your account page).
3. Processor vs. controller
For data you upload about your employees, clients and partners, your organization is the controller and AYNSOFT SOLUTION S.R.L. acts as a processor, processing it only per your instructions under the Terms of Use.
4. Recipients (processors / sub-processors)
- ANAF / SPV — e-Invoicing, e-Transport, REGES (legal).
- SmartBill, Oblio — invoice issuance via API (if enabled).
- Microsoft Azure (Document Intelligence) — OCR (if enabled).
- Email (SMTP) provider — notifications and confirmations.
- Hosting provider — platform infrastructure (EU/EEA).
- NETOPIA Payments — card payment processing (if you choose to pay online). Card details are entered directly on NETOPIA's secure page and never reach us; we only receive the payment confirmation. NETOPIA is an authorised Romanian processor, so payment data is processed inside the European Union — with no transfer outside the EEA.
Usage measurement has no recipients: it is hosted on our own infrastructure, we use neither Google Analytics nor any other external service, and the data does not leave the European Union. Full details in the Cookie Policy.
We do not sell personal data.
5. International transfers
Data is hosted in the EU/EEA. Any transfer outside the EEA is covered by appropriate safeguards (EU Standard Contractual Clauses).
6. Retention
Account data: for the duration of the contract plus a reasonable period afterwards. Accounting/tax documents: statutory archiving periods (e.g. 5–10 years). Audit logs: limited, proportionate periods. Unconfirmed trial accounts may be deleted automatically.
7. Your rights (Art. 15–22 GDPR)
Access, rectification, erasure, restriction, portability, objection, and not to be subject to automated decisions. Withdraw consent anytime. Contact andrei.bogdan@aynsoftsolution.ro. You may lodge a complaint with the Romanian DPA (ANSPDCP), dataprotection.ro.
8. Security
Technical and organizational measures: tenant isolation, strong password hashing, HttpOnly session cookies, encryption in transit (HTTPS), role/permission access control, audit logs, rate limiting and anti-abuse protections.
9. Cookies
Strictly necessary and functional cookies only. See the Cookie Policy.
10. Changes
We may update this policy; the current version is always available here with its last-updated date.