Ce face de fapt un agent AI într-o firmă mică
Tot ce se vinde anul ăsta are „AI" pe cutie. Articolul ăsta nu e despre ce va putea tehnologia peste cinci ani, ci despre ce face azi, într-o firmă de zece oameni, și mai ales unde nu trebuie pusă. Exemplul cel mai util din produsul nostru e o decizie de a nu folosi AI — și de a citi, în loc să ghicim.
1. Diferența dintre un asistent și un agent e o singură vorbă: face
Un asistent răspunde. Un agent acționează: deschide factura, completează câmpuri, trimite un email, marchează ceva drept plătit. Toată valoarea și tot riscul vin din aceeași proprietate.
De aceea întrebarea corectă, când cineva îți vinde „un agent", nu e „cât de deștept e?", ci: ce are voie să facă singur, și ce se întâmplă când greșește?
2. Trei lucruri pe care le face bine, astăzi
Citește documente. Ia o factură de la furnizor, un bon, un contract, și scoate din ele câmpurile: cine, cât, când, ce CUI. E cea mai matură utilizare și cea mai ușor de verificat, pentru că rezultatul se vede lângă document.
Scrie ciorne. Un email de somație, o descriere de produs, un rezumat al unei luni. Costul unei greșeli e mic fiindcă oricum citești înainte să trimiți.
Găsește. „Unde e contractul cu firma aia din Cluj?" e o întrebare la care un program obișnuit răspunde doar dacă știi cum se numea fișierul.
Observă ce au în comun: în toate trei, omul vede rezultatul înainte să conteze.
3. Întrebarea care sortează totul: cât costă o greșeală pe care nu o vede nimeni
| Sarcina | Potrivită pentru un agent? |
|---|---|
| Scoate suma și CUI-ul dintr-o factură primită | Da — greșeala se vede lângă document, în aceeași secundă |
| Scrie ciorna unui email către un client rău-platnic | Da — oricum îl citești înainte să-l trimiți |
| Calculează termenul unei declarații | Nu — trebuie să fie corect de 100 de ori din 100, iar asta e o regulă, nu o estimare |
| Decide dacă o cheltuială e deductibilă | Nu — răspunsul depinde de context pe care agentul nu-l are, și greșeala iese la control, peste un an |
| Trimite ceva mai departe: o declarație, o factură în SPV, un contract în REGES | Nu — sînt acțiuni pe care nu le poți lua înapoi, făcute în numele firmei |
4. Partea contraintuitivă: aproape tot ce-i trebuie unei firme mici nu e AI, sînt reguli
Calendarul fiscal, calculul salariului, termenul de cinci zile lucrătoare la e-Factura, cele 24 de luni pe salariul minim — toate astea au un singur răspuns corect, scris în lege. Nu se estimează. Se calculează.
Un motor de reguli e plictisitor: îl scrii, îl testezi, și dă același rezultat de fiecare dată. Exact de-asta e instrumentul potrivit. Când legea se schimbă, schimbi o cifră și toată lumea primește răspunsul nou în aceeași secundă — nu speri că modelul a citit între timp ordonanța.
Firmele care pun un model de limbaj peste treburile astea nu rezolvă o problemă. Înlocuiesc o certitudine cu o probabilitate, și o numesc inovație.
5. Cea mai bună decizie „AI" din produsul nostru a fost să nu folosim AI
Avem nevoie să scoatem datele din facturile primite de la furnizori. Reflexul e un serviciu de recunoaștere a documentelor — plătit la pagină, în cloud.
Doar că facturile de la furnizorii din România vin aproape întotdeauna ca PDF generat de un program de facturare, iar acolo textul e deja înăuntru. Nu trebuie recunoscut. Trebuie citit.
| Ce se întâmplă | |
|---|---|
| Citim stratul de text | gratis, instant, merge fără internet, și mai exact — fiindcă nu ghicește caractere |
| Recunoaștere pe imagine | rămâne pentru ce chiar are nevoie: poze făcute cu telefonul și PDF-uri scanate |
Deci: încercăm întâi să citim, și abia dacă nu se poate, trecem la serviciul care ghicește. E mai ieftin, mai rapid și mai corect — în ordinea asta. Nu e o poveste despre cât de deștepți sîntem; e o poveste despre cât de des soluția „modernă" e mai proastă decât cea evidentă.
6. Patru întrebări pentru cine îți vinde „cu AI"
- Ce face singur, fără să apăs eu ceva? Dacă răspunsul e „trimite", cere să poți opri asta.
- Unde văd ce a făcut? Trebuie să existe o urmă: cine, ce, când — și pentru un agent, de ce.
- Ce se întâmplă când greșește? Dacă răspunsul e „nu prea greșește", întrebarea a fost ocolită.
- Unde ajung datele mele? Un document trimis unui model din altă țară e o transmitere de date, indiferent cum se numește funcția în interfață.
7. Ce merită urmărit în următorul an
Partea care se maturizează cel mai repede e citirea documentelor — acolo greșeala se vede imediat, deci se poate folosi fără să-ți asumi ceva. Partea care va rămâne multă vreme cu omul în mijloc e orice acțiune făcută în numele firmei: o declarație depusă, o factură trimisă, un contract înregistrat. Nu din cauza tehnologiei, ci fiindcă răspunderea nu se deleagă unui program.
Iar dacă un singur lucru merită reținut din articol: întreabă întâi dacă problema ta are un răspuns corect. Dacă are, vrei o regulă. AI-ul e pentru restul.
Surse
Nu e un articol cu temei legal, ci o poziție — bazată pe ce am construit și pe ce am refuzat să construim în Fivanto. Exemplul cu stratul de text al PDF-ului e comportamentul real al produsului: se încearcă întâi citirea directă, iar serviciul de recunoaștere pe imagine intră doar pentru poze și scanări. Motoarele care calculează termene, salarii și obligații fiscale sînt deterministe, cu teste — nu estimări.
What an AI agent actually does in a small company
Everything sold this year has „AI” on the box. This is not about what the technology will do in five years, but what it does today in a ten-person company — and above all where it should not be put. The most useful example from our own product is a decision not to use AI, and to read instead of guessing.
1. The difference between an assistant and an agent is one word: does
An assistant answers. An agent acts: opens the invoice, fills fields, sends an email, marks something paid. All the value and all the risk come from the same property. So the right question is not „how clever is it?” but what is it allowed to do on its own, and what happens when it is wrong?
2. Three things it does well today
Reads documents — pulls who, how much, when, which tax ID out of an invoice or a receipt. Drafts text — a dunning email, a summary of the month. Finds things — „where is the contract with that company in Cluj?”. Notice what they share: in all three, the human sees the result before it matters.
3. The question that sorts everything: what does a mistake nobody sees cost?
| Task | Fit for an agent? |
|---|---|
| Pull the amount and tax ID from an incoming invoice | Yes — a mistake is visible next to the document, immediately |
| Draft an email to a late-paying client | Yes — you read it before sending anyway |
| Compute a filing deadline | No — it must be right 100 times out of 100, and that is a rule, not an estimate |
| Decide whether an expense is deductible | No — the answer depends on context the agent does not have |
| Submit something on the company's behalf | No — these are actions you cannot take back |
4. The counter-intuitive part: most of what a small firm needs is rules, not AI
The tax calendar, payroll, the five-working-day e-invoicing deadline, the 24-month minimum wage limit — each has one correct answer, written in law. A rules engine is boring: you write it, you test it, it returns the same result every time. That is precisely why it is the right tool. Putting a language model on top of these does not solve a problem; it replaces a certainty with a probability and calls it innovation.
5. The best „AI” decision in our product was not to use AI
We need the data out of incoming supplier invoices. The reflex is a paid document recognition service. But Romanian supplier invoices almost always arrive as PDFs generated by invoicing software, and the text is already inside. It does not need to be recognised. It needs to be read.
So we read the text layer first — free, instant, works offline, and more accurate, because it does not guess characters. The paid recognition service stays for what genuinely needs it: phone photos and scans. Cheaper, faster and more correct, in that order.
6. Four questions for anyone selling you „with AI”
- What does it do on its own? If the answer includes „sends”, ask to be able to turn that off.
- Where do I see what it did? There must be a trail — and for an agent, a why.
- What happens when it is wrong? „It rarely is” means the question was dodged.
- Where does my data go? A document sent to a model in another country is a data transfer, whatever the button is called.
If one thing is worth keeping from this article: ask first whether your problem has a correct answer. If it does, you want a rule. AI is for the rest.
Sources
Not a legal article but a position, based on what we built and what we refused to build. The PDF text-layer example is the product's real behaviour. The engines that compute deadlines, payroll and tax obligations are deterministic and tested — not estimates.